Klinikler İçin Online Randevu Sistemi: Diş, Veteriner ve Sağlık Merkezleri İçin Rehber

Diş kliniği, veteriner, fizyoterapi ya da diyetisyen... Randevuyla çalışan bir klinikte telefonun gün boyu çalması, sekreterin aynı anda hem hastayla hem telefonla ilgilenmesi ve boş geçen saatler tanıdık sorunlardır. Bu rehberde kliniklerde online randevu sisteminin nasıl çalıştığını, seçerken nelere bakmanız gerektiğini ve hasta verileri konusunda dikkat edilmesi gerekenleri anlatıyoruz.

Telefonla randevunun klinikteki maliyeti

• Ulaşılamayan hasta. Muayene sırasında açılamayan telefon, randevuyu başka bir kliniğe götürebilir.
• Mesai dışı talep. Hastaların önemli bir kısmı randevuyu akşam evde düşünür. Klinik kapalıyken cevap alamayan hasta ertesi gün başka yeri arayabilir.
• Gelmeyen hastalar. Unutulan randevu, hekimin boş geçen saati demektir.
• Yanlış süre planlaması. Kontrol muayenesi ile kanal tedavisi aynı sürede değildir. Elle tutulan takvimde bu farklar karışıklığa yol açar.

Online randevu nasıl işler?

Hasta, kliniğinizin randevu sayfasını açar ve birkaç adımda randevusunu tamamlar:

1. Tedavi ya da hizmeti seçer. Muayene, diş temizliği, aşı, kontrol gibi.
2. Hekimi seçer. Belirli bir hekimi tercih edebilir ya da ilk uygun hekimi seçebilir.
3. Gün ve saati seçer. Sistem sadece o hekimin seçilen işlem için gerçekten boş olduğu saatleri gösterir.
4. Bilgilerini girer ve onaylar. Klinik ve hasta randevu bildirimini alır, randevudan önce hatırlatma gider.

Seçerken bakmanız gereken özellikler

Hekim bazlı takvim

Her hekimin çalışma günleri, saatleri ve izinleri ayrı tanımlanabilmeli. Hasta bir hekimi seçtiğinde sadece onun takvimi görünmeli. Ortak tek takvimle çalışan sistemler birden fazla hekimli kliniklerde çakışma yaratır.

İşlem süresine göre saat hesaplama

Her tedavinin süresi farklıdır. İyi bir sistem boş saatleri seçilen işlemin süresine göre hesaplar. 60 dakikalık bir işlem, 30 dakika sonra başlayan başka bir randevunun üstüne yazılmaz.

Kliniğinize ait randevu sayfası

Hastayı rakip kliniklerin de listelendiği bir platforma göndermek yerine, kliniğinizin adı ve logosuyla açılan kendi sayfanıza yönlendirmek hasta ilişkisini sizde tutar. Bu sayfanın bağlantısını web sitenize, Google İşletme Profilinize ve Instagram biyografinize koyabilirsiniz.

Hatırlatmalar

Randevudan önce hastaya giden hatırlatma, gelmeyen hasta sayısını azaltmanın en basit yoludur. Hatırlatmanın hangi kanaldan gittiğini (e-posta, SMS, WhatsApp) ve ek ücretli olup olmadığını baştan öğrenin.

Hizmet ve tedavi kataloğu

Hangi tedavileri sunduğunuzu, her birinin süresini ve kısa açıklamasını sayfada göstermek, hastanın doğru işlemi seçmesini kolaylaştırır ve telefonla sorulan soruları azaltır.

Klinik bazında veri ayrımı

Birden fazla şubeniz varsa ya da sistem bir platform üzerinde çalışıyorsa, her kliniğin verisinin diğerlerinden tamamen ayrı tutulduğundan emin olun.

Hasta verileri ve KVKK

Sağlık verileri KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılır ve daha sıkı korunması gerekir. Online randevu sisteminde dikkat etmeniz gerekenler:

• Sadece gerekeni isteyin. Randevu için ad, telefon ve e-posta çoğu zaman yeterlidir. Şikâyet ya da tanı gibi bilgileri randevu formunda zorunlu tutmayın.
• Aydınlatma metni. Randevu formunun yanında verilerin hangi amaçla işlendiğini anlatan aydınlatma metnine bağlantı olmalı.
• Erişim yetkileri. Panelde kimin hangi bilgiyi görebildiği rol bazında ayarlanmalı.
• Saklama süresi. Verilerin ne kadar süre tutulacağı ve süresi dolanların nasıl silineceği belli olmalı.

Kesin uygulama için kliniğinizin hukuk ya da KVKK danışmanının görüşünü almanızı öneririz.

Geçiş adımları

1. Hizmet listesini çıkarın. Her işlemin adı, süresi ve hangi hekimlerin yaptığı.
2. Hekim programlarını girin. Çalışma saatleri, öğle arası ve izin günleri.
3. Deneme randevuları alın. Kendi telefonunuzdan hasta gibi randevu alıp iptal edin, bildirimleri kontrol edin.
4. Duyurun. Web sitenize, Google İşletme Profilinize ve Instagram'a randevu bağlantısını ekleyin. Telefonla arayan hastalara da online randevu seçeneğini söyleyin.
5. Bir süre iki yolu birlikte yürütün. Telefonla gelen randevuları da panele girin, takvim tek yerde kalsın.

Kontrol listesi

• Her hekimin ayrı takvimi ve izin günleri var mı?
• Boş saatler işlem süresine göre hesaplanıyor mu?
• Randevu sayfası kliniğinizin adı ve logosuyla mı açılıyor?
• Hatırlatmalar hangi kanaldan gidiyor, ek ücreti var mı?
• Randevu formu sadece gerekli bilgileri mi istiyor?
• Aydınlatma metni ve saklama süresi belli mi?

Bizimle kurmak isterseniz

Klinik randevu sistemlerini kendi geliştirdiğimiz altyapılar üzerinde kuruyoruz. Diş klinikleri için Dentiva hekim bazlı takvim, süreye duyarlı tedavi kataloğu ve kliniğe özel randevu sayfası sunar. Veteriner klinikleri için Vetivo muayene ve aşı randevularını hekim takvimiyle yönetir. İkisinde de randevu öncesi otomatik e-posta hatırlatması ve klinik bazında veri ayrımı standarttır. Ayrıntılar için randevu sistemi hizmet sayfamıza bakabilir, hizmetlerinizi ve hekim sayınızı teklif formundan iletebilirsiniz.